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Planungstool für Events

Flexible Veranstaltungsplanung mit dem GigPlaner

Eventplanung ist immer eine Herausforderung. In kaum einem anderen Bereich muss so oft so flexibel reagiert werden wie in der Veranstaltungsbranche. Sei es durch Krankheitsfälle im Team, spontane Zusatztermine innerhalb einer Tour oder Veranstaltungsausfall – irgendwas ist immer. Für Veranstaltungsfirmen ist in solchen Fällen große Flexibilität in der Planung gefragt. Da wäre es doch praktisch, gäbe es ein zuverlässiges, effizientes Tool für die Personalplanung …

GigPlaner-Software im Einsatz am Smartphone(Bild: GigPlaner)

Wenn bei Veranstaltungen kurzfristig und unter Zeitdruck umdisponiert werden muss, kommt es nicht selten vor, dass stundenlang telefoniert oder haufenweise E-Mails verschickt werden, bis endlich eine Lösung gefunden ist – da kann man schon mal schnell den Überblick verlieren. Häufig werden Absprachen dann nur mündlich getroffen, es besteht die Gefahr, dass Informationen nur teilweise übermittelt, vergessen oder falsch verstanden wurden. Gerade in der Veranstaltungsbranche, in der häufig auch mit fremdsprachlichen Mitarbeitern gearbeitet wird, kann es da schon mal zu Missverständnissen kommen, die das Chaos dann perfekt machen.

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Die Lösung: Der neue GigPlaner

Das neue Personalplanungstool GigPlaner soll hier Abhilfe schaffen. Es verspricht einfache und effiziente Personal – planung für Veranstaltungen. Die Planung erfolgt dabei online und ist somit jederzeit abrufbar. Dabei ist der GigPlaner in drei verschiedenen Versionen erhältlich: für Veranstaltungsfirmen, Bands oder Agenturen – jeweils zugeschnitten auf die spezifischen Bedürfnisse der Anwender.

Alle Veranstaltungen, Proben oder auch andere Aufträge können im GigPlaner eingetragen und bearbeitet werden. Jeder Mitarbeiter bekommt ein eigenes Profil und kann – somit auch gleich über das Tool verwaltet werden. Geht es an die konkrete Personalplanung für eine Veranstaltung, zeigt der GigPlaner geeignetes und verfügbares Personal an. Über eine automatische E-Mail-Funktion kann der Personal – planer diese Mitarbeiter für das Projekt anfragen, auf gleichem Wege können die Mitarbeiter den Job zu- oder aber auch absagen. Über individuell einstellbare Zugänge können die Mitarbeiter online am Desktop oder über die Web-App auf den GigPlaner zugreifen – so hat jeder Beteiligte jederzeit Einblick in die aktuelle Planung.

Die wichtigsten Funktionen sind auch in der GigPlaner WebApp verfügbar. So können die Mitarbeiter z. B. direkt vor Ort ihre Arbeitszeiten nach dem Stechuhr-Prinzip erfassen. Durch die iCal-Anbindung können die Mitarbeiter ihre geplanten Einsätze auch direkt in den eigenen Kalender übertragen – Überschneidungen mit privaten Verpflichtungen lassen sich auf diesem Wege unkompliziert vermeiden.

Doch der GigPlaner kann noch mehr: Zeiterfassung, Urlaubsplanung und Abrechnung der einzelnen Mitarbeiter kann ebenfalls über das Tool erfolgen – egal ob fest angestellter Mitarbeiter, Freelancer oder Minijobber. Auch der eigene Fuhrpark inkl. Reisekostenabrechnung, häufig gebuchte Locations oder Kunden können in einer eigenen Datenbank erfasst und verwaltet werden. Durch verschiedene StatistikFunktionen erhalten Personalplaner außerdem mit nur wenigen Klicks einen Überblick über die Entwicklung und Effektivität ihrer Personalplanung sowie der Personalkosten.

Funktionen des GigPlaners für Veranstaltungsfirmen

Der GigPlaner für Veranstaltungsfirmen bietet umfangreiche Planungs- und Verwaltungsmöglichkeiten für den Personalbereich, die auf die besonderen Bedürfnisse der Veranstaltungsfirmen zugeschnitten sind. An dieser Stelle wird nur auf die beiden wichtigsten Bereiche (Kalender und Stammdaten) eingegangen und die grundlegenden Funktionen erläutert.

Kalenderfunktion

Über die Kalenderfunktion können alle Veranstaltungen, hier als Jobs bezeichnet, eingetragen werden. Nach einem Klick auf das betreffende Datum öffnet sich die Haupt-Eingabemaske. Hier werden neben dem Titel und der Art der Veranstaltung auch Kunde und Location festgelegt, die Eingabefelder greifen dabei direkt auf die eigene Kunden- und Locationdatenbank zu, so dass einfach aus den bestehenden Eingaben ausgewählt oder auch neu angelegt werden kann. Außerdem können hier zuständige Disponenten festgelegt, eine allgemeine Jobbeschreibung eingegeben sowie ergänzende Dokumente (Saalpläne, TechRider, Bühnenpläne etc.) hochgeladen werden. So haben Mitarbeiter, die dieser Veranstaltung zugeteilt werden, jederzeit Zugriff auf alle für die Veranstaltung relevanten Unterlagen. Den einzelnen Mitarbeiterprofilen können verschiedene Zugriffe erteilt werden, so dass leitende Mitarbeiter z. B. Änderungen eintragen oder mehr Jobinformationen abrufen können, als zum Beispiel eingeteilte Stagehands oder Fahrer.

Verfügbarkeitsansicht von GigPlaner
Verfügbarkeitsansicht In verschiedenen Übersichtsfunktionen kann die generelle Verfügbarkeit aller Mitarbeiter angezeigt,
oder auch nach den einzelnen Job-Kategorien gefiltert werden.
(Bild: GigPlaner)

Wichtig zu wissen: Jeder Veranstaltung können beliebig viele „Unterjobs“ zugeteilt werden. Dadurch eignet sich der GigPlaner auch z. B. für die Tournee-Planung. Der zuvor angelegte, übergeordnete Job wird dann automatisch als Projekt definiert, die einzelnen Tournee-Stationen sind dann jeweils Unterjobs und können eigenständig bearbeitet werden. So können für die ersten Tournee-Tage mehr Mitarbeiter eingeplant und für die späteren oder kleineren Tournee-Stationen weggelassen werden. Sollten sich Unterjobs gleichen, z. B. wenn ein Konzert ausverkauft und kurzfristig ein Zusatzkonzert am Folgetag in der gleichen Location geplant wird, können die Einstellungen des ersten Unterjobs auch einfach kopiert und für den zweiten Unterjob übernommen werden.

Für jede Veranstaltung und jeden Unterjob lässt sich eine Vorabplanung für das Personal festlegen (z. B. 2 × Lichttechniker, 2 × Tontechniker, 2 × Rigger und 5 × Helfer). Diese werden dann als offene Stellen angezeigt. Nun können passende Mitarbeiter aus dem Mitarbeiterpool gesucht und angefragt werden. Sie bekommen dann eine Anfrage per Mail, durch eine Zusage wird der Mitarbeiter automatisch dem Job hinzugefügt und erhält Zugriff auf das Projekt in dem für ihn individuell geregelten Umfang. Zusätzlich kann auch eine Funktion freigeschaltet werden, bei der Mitarbeiter sich selbst für eingetragene Jobs anbieten können – in diesem Falle bekommt der Disponent eine Benachrichtigung und kann das Angebot annehmen oder ablehnen.

Im Arbeitszeiten-Bereich können schon im Vorfeld die geplanten Arbeitszeiten eingegeben und den Beteiligten zugewiesen werden, so dass jeder gleich weiß, wann sein Einsatz vor Ort geplant ist. Auch konkrete Tätigkeiten können aufgelistet, bei Bedarf terminiert (Fälligkeit) und direkt den Mitarbeitern zugeteilt werden. Durch das Setzen eines Hakens lassen sich die Aufgaben als erledigt markieren und verschwinden aus der Aufgabenliste in einen „erledigte Aufgaben“-Sammelordner. Bei Bedarf können erledigte Aufgaben aber auch wieder reaktiviert werden und switchen dann zurück in die Aufgabenliste.

Screenshot Personalbedarf der Planungssoftware GigPlaner
Vorausplanung Der Personalbedarf kann auch im Voraus festgelegt und die offenen Stellen anschließend entsprechend besetzt werden. (Bild: GigPlaner)

Sehr praktisch ist auch das eingebaute Kalkulationstool: Hier werden die Eingaben der Personalplanung übernommen und sowohl eine Übersicht der einzelnen Posten als auch die Gesamtpersonalkosten des Projekts ausgewiesen. Außerdem kann eine kompakte oder auch eine ausführliche Personalkalkulation als PDF exportiert werden. Im Anschluss an die Veranstaltung werden auf dieser Ebene die kalkulierten Kosten den tatsächlichen IST-Kosten des Jobs gegenüber stellt, so dass der GigPlaner auch als Controlling-Tool seine Dienste erweist.

Da die Eingabe der einzelnen Jobs mitunter etwas zeitaufwendig sein kann und zunächst nicht ersichtlich ist, ob die Planung bereits vollständig ist, hat GigPlaner die praktische Funktion, durch einen kleinen Haken einen Job als „fertig geplant“ zu kennzeichnen. So können Mitarbeiter gezielt nach fertig geplanten Jobs suchen um ihren Einsatz anzubieten. Außerdem kann auch nach Hauptoder Unterjobs, sowie nach angefragten, gebuchten oder abgesagten Jobs gefiltert werden.

In der Kalenderoption kann man sich neben den Jobs auch zusätzlich noch Urlaubszeiten, Ferien oder Geburtstage anzeigen lassen – als Hintergrundwissen ist das für die Planung des ein oder anderen Mitarbeiters (z. B. mit Kindern) oder auch hinsichtlich zu vermeidender personeller Engpässe sicherlich nicht unwichtig.

Stammdaten

In den Profilen der Mitarbeiter können neben der Eingabe der üblichen Personaldaten wie Tätigkeitsbereich und beruflicher Qualifikation auch weitere Personalunterlagen wie Zertifikate oder Zeugnisse von Zusatzprüfungen (Laserschutzbeauftragter, Fachplaner/Leiter für Veranstaltungssicherheit etc.) hochgeladen werden. Sollte es zu Überprüfungen kommen, hat jeder Mitarbeiter seine Unterlagen und Befähigungen über die Web-App direkt greifbar.

Außerdem lassen sich individuelle Abrechnungs- und Arbeitszeiteinstellungen vornehmen, wie feste Arbeitstage in der Woche oder nur bestimmte Zeiten am Tag für Teilzeitbeschäftigte. Außerdem können voreingestellte Pausen (XX Minuten nach XX Arbeitsstunden) automatisch abgezogen werden oder Zuschläge für Nacht- und Feiertagsarbeit festgelegt werden. Wird der Mitarbeiter eingesetzt, werden bei der Abrechnung alle voreingestellten Daten direkt berücksichtigt. Zur Beruhigung der für die Einrichtung neuer Programme zuständigen Mitarbeiter: Die Mitarbeiter müssen nicht alle einzeln neu angelegt werden – über einen automatisierten Import können Mitarbeiter-Listen z. B. aus vorhandenen Excel-Listen einfach in den Gig-Planer überspielt werden.

Der GigPlaner glänzt auch noch mit zwei weiteren kleinen, aber doch praktischen Features: Neben der Angabe der Muttersprache im Mitarbeiterprofil kann auch die Systemsprache für den Mitarbeiter geändert werden, die Auswahl beschränkt sich hier allerdings auf Deutsch oder Englisch. Vor allem für Mitarbeiter mit geringen Deutschkenntnissen dürfte das jedoch schon eine große Hilfe sein. Auch praktisch: Jeder Mitarbeiter kann in seinem Profil einen Notfallkontakt angeben, falls es während der Arbeitszeit zu einem Unfall kommen sollte. Unter dem Punkt „Benutzergruppen“ kann der Administrator festlegen, welche Zugriffsrechte der Mitarbeiter innerhalb der GigPlaner-Plattform hat (mehr hierzu: siehe „Verwaltung“).

In den Stammdaten können aber nicht nur Mitarbeiter hinterlegt werden. Auch Subunternehmen oder Freelancern können eigene Profile erstellt werden. Außerdem gibt es die Möglichkeit, den eigenen Fuhrpark zu verwalten sowie eine Kunden- und/oder eine Locationdatenbank anzulegen. Hier können Informationen zu Ansprechpartnern, Anfahrtsskizzen, Saalpläne und ähnliches dauerhaft hinterlegt und bei Bedarf einer Veranstaltung zugewiesen werden. Ein weiteres praktisches Feature: Wurde dem Kunden oder der Location ein Standort hinzugefügt, kann über eine Umkreissuche ein verfügbarer Mitarbeiter in Standortnähe ermittelt werden. Hierdurch lassen sich Zeit und Anreisekosten für den Mitarbeiter minimieren.

Screenshot Job-Übersicht des Personalplanungstools GigPlaner
Job-Übersicht Innerhalb eines Jobs kann genau eingesehen werden, welche Mitarbeiter bereits angefragt, ggf. abgelehnt oder den Job angenommen haben und damit fest gebucht sind. Außerdem können Kommentare (im Bild unten links) zum derzeitigen Bearbeitungsstatus hinterlegt werden. (Bild: GigPlaner)

Verwaltung

Unter dem Punkt Verwaltung können grundlegende Firmeninformationen hinzugefügt werden. Außerdem kann der Administrator hier bestimmte Regeln festlegen – ob ein Mitarbeiter seine Verfügbarkeit nach einer verbindlichen Buchung selbstständig ändern kann, ob eingetragene Arbeitszeiten oder Urlaubsanträge nach ihrer Eingabe nochmal vom Disponenten überprüft werden müssen oder ob bei Verschiebung des Projektzeitraums eine zusätzliche Rückfragemail (mit Bestätigungsanforderung) an die betreffenden Mitarbeiter gesendet werden soll.

Hier können auch die Regeln für die Benutzergruppen festgelegt werden, welche die Zugriffs- oder Änderungsberechtigungen für die Mitarbeiterzugänge regeln. Voreingestellte Regeln sehen vor, dass nur der Administrator uneingeschränkten Zugriff hat. Disponenten können Lesen und Änderung, Mitarbeiter können nur Lesen und sich ggf. für Jobs anbieten und ein Gast sieht nur die Jobs, zu denen er zugefügt wurde.

Es besteht auch die Möglichkeit, z. B. gelegentliche Helfer auf „kein Zugriff“ zu setzen. Diese erhalten dann keinerlei Zugriff auf den GigPlaner, können aber trotzdem dem Projekt zugefügt werden.

Preise und Tarifoptionen

Für Vereine werden individuell auf den Vereinszweck abgestimmte Tarife in Absprache mit dem GigPlaner-Team entwickelt. Für Firmen und Bands wird der GigPlaner in verschiedenen Tarifen (S, M, L und XL) angeboten, die Preise für die Tarifstufen variieren zusätzlich je nach angegebener Mitarbeiterzahl (bis zu 10, bis zu 20, bis zu 80 oder mehr als 80).

Übersicht der Tarifoptionen für das GigPlaner-Planungstool
Übersicht der vielen Tarifoptionen Hier sollte für jede Firmengröße das passende Angebot dabei sein. (Bild: GigPlaner)

Da die Zahlung entweder halbjährlich oder jährlich erfolgt, sind die Nutzungsdauern der Tarife auf mindestens sechs Monate bezogen. Bei jährlicher Zahlungsweise gibt es einen Rabatt, da nur zehn von zwölf Monaten berechnet werden. Der günstigste Tarif liegt bei 28 € (halbjährlich) zzgl. MwSt. Der Tarif Business Premium ist mit 440 € (zzgl. MwSt.) für sechs Monate Nutzungsdauer zwar der kostspieligste, umfasst dafür aber auch sämtliche Features des GigPlaners. Dazwischen liegen viele weitere Tarifoptionen, die eine nahezu individuelle Anpassung an die jeweiligen Bedürfnisse ermöglichen.

Tipp: Zurzeit besteht die Möglichkeit einer 90-tägigen Testphase, in der kostenlos alle Funktionen des GigPlaners zur Verfügung stehen. Nach Ablauf des Zeitraumes können alle Einstellungen und bis dahin erfassten Daten problemlos in einen der zahlreichen Tarife übernommen werden.

Fazit

Für diesen Artikel wurde ein GigPlaner-Probeaccount eingerichtet, um die grundlegenden Funktionen in einem Selbstversuch testen zu können. Die Einrichtung ging schnell und einfach, eine kurze Einführung zu Beginn stellte die wichtigsten Bereiche und Funktionen vor.

Unser Fazit: Hier merkt man, dass sich die Entwickler mit der Veranstaltungsbranche auskennen und die Funktionen des Planungstools an die speziellen Bedürfnisse unserer Branche angepasst haben. Der GigPlaner überraschte dabei immer wieder mit kleinen Features, die sich in der Praxis des Veranstaltungsplaners als äußerst nützlich herausstellen dürften. In Anbetracht der verschiedenen Tarifoptionen lässt sich der GigPlaner außerdem auf die jeweiligen Firmengrößen individuell anpassen und belastet das Budget nur so viel wie nötig. Zu fairen Tarifen erhält der Anwender hier ein wirklich gut gelungenes Planungstool, das die Arbeit der Personaler um einiges erleichtern und so manches Chaos bereits im Keim ersticken dürfte.

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Produkt: Oliver Voges über den Beruf Veranstaltungstechniker
Oliver Voges über den Beruf Veranstaltungstechniker
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