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Sozialversicherung bei Auslandseinsätzen: Formular A1 – jetzt online

In der Veranstaltungstechnik-Branche gehören Auslandseinsätze fest zum Programm. Die Entfernung und Dauer des Einsatzes können dabei jedes Mal völlig unterschiedlich ausfallen. Dennoch muss für jeden dieser Einsätze im Ausland und für jeden einzelnen „Reisenden“ die Sozialversicherung geregelt sein – hierfür gibt es die sog. „Entsendebescheinigungen“. Seit Anfang 2019 sind einige Regelungen zur Antragstellung anders als zuvor.

Aktenberge(Bild: Pixabay)

Die Sozialversicherung von Arbeitnehmern ist nach dem Territorialprinzip geregelt – das bedeutet, jeder Arbeitnehmer ist dort versichert, wo er seine Beschäftigung ausübt. Werden Angestellte nun für eine vorübergehende Beschäftigung ins Ausland geschickt, wird theoretisch neben dem festen Beitrag zur Sozialversicherung im eigenen Land auch der Beitrag in dem Land fällig, in dem der Mitarbeiter die Leistung vollbringen soll. Um diese doppelte Versteuerung zu vermeiden, muss mit einer Entsendebescheinigung nachweisen werden, dass die entsendete Person im eigenen Land bereits seine Beiträge für diese Tätigkeit bezahlt.

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Dabei ist es völlig egal, wie lange dieser Auslandsaufenthalt und die damit verbundene Tätigkeit dauert. Wichtig ist, dass die geregelte Tätigkeit in Deutschland ausgeübt und der Auslandsaufenthalt somit als „vorübergehend“ eingestuft wird. Das gilt also sowohl für große Musikproduktionen wie der ESC oder ausgedehnte Europa-Tourneen von Musikern und Bands, aber eben genauso für einen kurzen Messeeinsatz im Ausland. Selbst die kurze Dienstreise zum Kunden ins Nachbarland, die vielleicht nur wenige Stunden dauert, gilt als sogenannte „Entsendung“ und muss entsprechend behandelt werden.

Bei Entsendungen ins EU-Ausland gelten dabei die EGVerordnungen 883/04 und 9878/09. Diese werden grundsätzlich angewendet auf die Staatsangehörigen der EUStaaten, Island, Norwegen, Liechtenstein und der Schweiz, sowie auf Flüchtlinge und auf Staatenlose. Für eine Entsendung wird hier das Formular A1 gefordert.

Das ist alles nichts Neues – auch wenn es in der Vergangenheit Ausnahmeregelungen z.B. für kurzfristige Entsendungen unter 24 Stunden gab. Änderungen zum Jahreswechsel betreffen jetzt aber vor allem die Form der Antragstellung.

Antragstellung – jetzt online

Die Beantragung der A1-Bescheinigung erfolgte bisher hauptsächlich auf dem Papierweg – seit Beginn des Jahres müssen Arbeitgeber die Antragstellung nun elektronisch übermitteln. Für betroffene Angestellte kann das Formular nun entweder über das eigene elektronische Lohnprogramm oder über eine Ausfüllhilfe (wie das SV-Net) beantragt werden. Da das Verfahren nun automatisiert ist, geht das Formular sofort raus. Damit sollen vor allem Probleme gelöst werden, die durch kurzfristige Entsendungen entstehen – z. B. wenn für einen ausgefallenen Mitarbeiter kurzfristig ein Ersatz entsendet werden muss. Wichtig: Für Arbeitgeber ist die elektronische Beantragung und Rückübermittlung der A1- Bescheinigungen nun verpflichtend!

In begründeten Ausnahmefällen sieht der Gesetzgeber eine „Schonfrist“ vor: Bis zum 30. Juni 2019 kann in solchen Ausnahmefällen der Antrag auch noch in Papierform gestellt werden (gilt für alle Anträge gegenüber den Krankenkassen, der Deutschen Rentenversicherung, der Arbeitsgemeinschaft für berufsständische Versorgungseinrichtungen sowie für Anträge, die die DVKA entgegen nimmt).

Wichtig für die Freelancer der Branche: Selbständige – also privat oder freiwillig gesetzlich Versicherte – müssen die Bescheinigung weiter über das A1-Formular in Papierform bei der Deutschen Rentenversicherung oder ihrer gesetzlichen Krankenkasse beantragen. Auf der Homepage der DVKA kann das betreffende Land ausgewählt werden, woraufhin entsprechende Informationen sowie der Vordruck zum jeweiligen Entsendeland direkt heruntergeladen werden können.


Weiterführende Informationen

Hier gibt es einen umfassenden Artikel zum Formular A1 vom ISDV.

Außerdem finden sich weiterführende Informationen zu diesem Thema auf der Website des DVKA (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland). Auch viele Krankenkassen stellen hierzu eigene, teils sehr umfangreiche Informationsdokumente zum Thema „Arbeiten im Ausland“ zusammen, in denen sich auch Details zur Entsendung und den gesetzlichen Bestimmungen nachlesen lassen.

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